Afgelopen week was ik met mijn gezin op Ameland, een heerlijk eiland om lekker uit te waaien. Vorige week was het er schitterend weer met een strakblauwe lucht, een stralende zon en…. een harde wind. Die wind zorgde ervoor dat het op het strand en op de fiets behoorlijk fris was en bij tijd en wijlen zelfs koud. Door die wind werden we genoodzaakt om regelmatig op zoek te gaan naar een windstil plekje om even tot rust te komen en volop te genieten van de zon.
Dit opzoeken van de luwte deed me denken aan een training Timemanagement en persoonlijke effectiviteit die ik onlangs heb gegeven aan docenten van een middelbare school. Wat me opviel tijdens deze training was dat de deelnemers het merendeel van hun tijd bezig waren met dringende zaken, zoals het voorbereiden van de les voor morgen, een gesprek met een ouder, het ontwikkelen van een extra proefwerk, etc. Ze werden geleid door de waan van de dag en voelden zich opgejaagd: het werk kwam nooit af….. Samen concludeerden we dat ze meer tijd moesten en wilden maken voor reflectie, evaluatie en planning. Meer tijd in de luwte dus, om zich weer af te stemmen op hun kompas en zo geïnspireerd en met passie te kunnen blijven werken.
Het model van Eisenhower kan je helpen om vast te stellen aan wat voor zaken jij je tijd besteedt en of er een goede balans is tussen de waan van de dag en vooruitkijken & afstemmen op je inspiratie.
Het model van Eisenhower
Neem een vierkant en deel dat in vier delen. De linker kolom is voor Urgent en de rechter kolom voor Niet Urgent. De bovenste rij is voor belangrijk en de onderste voor niet belangrijk. Zo ontstaan er 4 kwadranten, zoals in het plaatje hieronder.
Urgent houdt in dat onmiddellijke aandacht vereist is. Het betekent: nu! Bijvoorbeeld een rinkelende telefoon of een collega die aan je bureau komt.
Belangrijk heeft te maken met resultaten; als iets belangrijk is dan draagt het bij aan je voornaamste doelstellingen of de realisatie van je dromen en word je gevoed.
In het eerste kwadrant vind je dingen die zowel urgent als belangrijk zijn. Denk aan het halen van deadlines, problemen die direct om een oplossing vragen, een computerstoring vlak voor een belangrijke presentatie, dat soort dingen. Dit is het ideale kwadrant voor de mensen die zich graag op problemen storten en met deadlines werken. Het probleem van kwadrant I is dat, zolang je je hierop richt, het almaar groter wordt en je van de ene actie naar de andere holt. Je kunt de hoeveelheid tijd die je besteed aan kwadrant I verkleinen door meer aandacht te besteden aan zaken uit kwadrant II.
In kwadrant II bevinden zich activiteiten die wel belangrijk zijn, maar niet urgent. Voorbeelden zijn een goede projectplanning maken, voorzorgsmaatregelen treffen, reflecteren, evalueren en aanpassen, afstemmen op je bron van inspiratie, nieuwe vaardigheden leren, etc. Dit zijn proactieve activiteiten die voedend zijn en gericht op het realiseren van je doelstellingen en dromen. Voor deze activiteiten moet je echt tijd vrij houden in je agenda, omdat anders de kans groot is dat je er niet aan toe komt omdat je zo druk bent met de activiteiten uit de andere kwadranten.
Kwadrant III vult zich met niet belangrijke zaken die wel urgent zijn. Dit zijn de activiteiten die dringend zijn vanwege de prioriteiten van anderen, maar niet die van jou. In dit kwadrant zitten activiteiten als bepaalde telefoontjes, onnodige interrupties en actieloze vergaderingen. Als je er achter komt dat je best veel tijd besteed aan activiteiten in kwadrant III dan helpt het om stil te staan bij de volgende vragen:
- Moet het echt nu?
- Moet ik dit doen?
- Waarom doen we dit op deze manier?
- Waarom doen we dit überhaupt?
Bijvoorbeeld als iemand je kamer binnenkomt met de vraag om nu, meteen, iets voor hem of haar te regelen, zou er een rood lampje moeten gaan branden. Waarom is dit nu zo urgent? Denk daar dan meteen even tien seconden over na. Komt dat door een echt onvoorziene gebeurtenis? Of door gebrek aan planning van die ander? Natuurlijk kun je met compassie werken met je collega’s. En niet alles hoeft meteen goed te gaan. Maar wanneer iemand heel vaak op het laatste moment komt met zaken die jou vervolgens stress bezorgen, is het misschien tijd om wat gezonde grenzen aan te geven en samen te kijken hoe dit voorkomen kan worden.
Het vierde kwadrant is het kwadrant van de vlucht. Hier zitten die dingen in die niet urgent zijn en zeker niet belangrijk. Bijvoorbeeld een nog mooiere opmaak voor de nieuwsbrief bedenken of 30 keer per uur je e-mail checken. Vaag en doelloos over internet surfen kan er ook heel goed bij horen. Vaak zijn dit soort activiteiten een goede aanwijzing dat je een lastige klus uitstelt of dat je moe bent. Neem even een pauze en loop zo mogelijk naar buiten. Ontspan je wat en begin daarna aan de klus die echt belangrijk is.
Doe voor jezelf eens een onderzoekje en bepaal hoeveel procent van je tijd je aan ieder van deze kwadranten besteedt. Dit kun je doen door al je activiteiten van de afgelopen twee weken op een rij te zetten en er achter aan te geven of ze belangrijk (B) of niet belangrijk (b) waren en of ze urgent (U) of niet urgent (u) waren. Als het goed is staan er achter elke activiteit 2 letters. Aan de hand van deze 2 letters kun je je activiteiten nu in het bovenstaande schema invullen. Zo krijg je een beeld van hoe voor jou de verdeling is over de 4 kwadranten. Zorg dat je zo min mogelijk activiteiten in de kwadranten III en IV hebt en bewaak de balans tussen I en II.
Wil je graag hulp bij het helder krijgen van je activiteiten en het vinden van een goede balans? Schroom dan niet om contact op te nemen. Met de frisse blik van een buitenstaander kan ik een helder licht werpen op je ingesleten patronen. Ik help je graag!
